1、授权控制点:确保支票签发的权力仅限于特定的个人或部门,只有经过适当授权的人员才能签发支票,这种授权可以是明确的职务授权,也可以是公司政策或程序中的规定,要确保签署支票的印章或签字样本经过授权,以防止未经授权的支票签发。
2、金额控制点:对支票金额进行控制是非常重要的,在签发支票前,应确保金额在预算或授权范围内,避免超额支出,对于大额支付,可能需要额外的审批或验证程序。
3、支票簿保管控制点:支票簿的保管也是关键控制点之一,应确保支票簿的安全存储,防止未经授权的访问和使用,只有经过授权的人员才能接触和使用支票簿,应定期盘点和核对支票簿的数量和编号,以确保没有丢失或被非法使用。
4、记录和文件控制点:签发支票的记录应完整、准确并及时更新,这些记录应包括支票的编号、签发日期、金额、收款人、用途等详细信息,应妥善保存与支票相关的文件,如收据、发票等,以备日后审计或核对。
关于支票控制在哪里设置的问题,这些控制点应贯穿于整个组织,涉及到财务部门、采购部门、行政部门等相关部门,授权控制点通常在管理层或财务部门设置;金额控制点也在财务部门,可能涉及到预算或费用报销等环节;支票簿保管控制点在财务部门或指定保管人员;记录和文件控制点也在财务部门,由会计或相关人员进行记录和文件保管。
通过以上控制点的设置和实施,可以有效降低支票欺诈或误用的风险,确保公司资金的安全和合规使用。